Liebe Patientinnen und Patienten,

damit Sie uns künftig besser telefonisch erreichen können, haben wir unser Team um eine digitale Telefonassistenz verstärkt, die auch während der Sprechstunden aktiv geschaltet ist. Das bedeutet ganz konkret: Sobald unsere Mitarbeiterinnen mit Patient/innen am Telefon oder in der Praxis beschäftigt sind, soll eine smarte Sprachassistenz das Telefonat übernehmen.

Der Unterschied zum Anrufbeantworter: Die digitale Assistenz startet einen einfachen interaktiven Dialog, in dem die persönlichen Daten und das jeweilige Anliegen strukturiert aufgenommen werden. Die Inhalte des Gesprächs werden vom System aufgezeichnet und direkt verschriftlicht, und die erfassten Informationen werden für unsere Mitarbeiterinnen übersichtlich und strukturiert dargestellt. Dies ermöglicht, effizient die einzelnen Anliegen zu bearbeiten und zügig zu beantworten – z.B. per SMS oder auch Rückruf – jedoch nur dann, wenn die im Dialog abgefragten Informationen auch entsprechend genannt wurden (Name, Geburtsdatum, Anliegen, Krankenversicherung und ggf. Eingabe einer Handynummer für SMS-Rückantwort).

Mit der Nutzung dieser modernen Technologie auf der Basis von künstlicher Intelligenz erhoffen wir uns gleichermaßen eine Verbesserung im Service für unsere Patientinnen und eine Entlastung für unsere Mitarbeiterinnen: Einerseits können von Ihnen Terminwünsche oder -absagen, Anforderungen von Heilmittelrezepten oder Überweisungen usw. direkt telefonisch platziert werden – es gibt kein “Besetzt” oder “Durchklingeln” mehr, damit kein unnötiges Warten.

Gleichzeitig kann sich unser Praxisteam auf die Patientinnen voSr Ort in der Praxis konzentrieren und die strukturiert erfassten telefonischen Anfragen nach und nach abarbeiten, sobald sich im Praxisablauf eine entsprechende Lücke bietet oder wenn die reguläre Sprechstunde beendet ist.

Wir haben uns für die Lösung des Berliner Start-ups Aaron.ai entschieden, die zu den zehn Gewinnern des Wettbewerbs “KBV Zukunftspraxis 2020” zählt. Neben der sinnvollen Anwendung von Digitalisierungsmöglichkeiten für unsere Praxis hat uns überzeugt, dass die Anforderungen hinsichtlich Datenschutz selbstverständlich berücksichtigt sind. Gerne können Sie uns ein Feedback dazu geben, wie Ihre Erfahrungen mit dem System sind – das hilft uns dabei, weitere Verbesserungen zu etablieren. Wir sind schon sehr gespannt, was Sie davon halten, vielleicht künftig bei Ihrem Anruf zu hören: “Hallo, ich bin Nora, die digitale Telefonassistenz der Frauenarztpraxis Dr. Hintschich und Dr. Löhr …”

Herzliche Grüße,

Ihre Dr. S. Hintschich und Dr. A. Löhr